5 razlogov zakaj so sestanki izguba časa
Sestanki naj bi bili pogonski motorji produktivnosti in kreativnosti v podjetjih, a mnogokrat zaradi neustrezne izvedbe povzročajo ravno nasprotne učinke: izgubo volje, zadržanosti izraziti svoje mnenje in ideje, izogibanje sestankov.
Statistike kažejo, da na sestankih pisarniški delavci preživijo od 30% do 70% svojega delavnika, odvisno od položaja in narave dela, od tega pa je okoli 25% časa porabljenega neproduktivno. Enostavna matematika pokaže, da na ravni podjetjih predstavljajo sestanki eno največjih časovnih vrzeli in past produktivnosti podjetja, zato je pomembno zanje postaviti ustrezna pravila in omejitve.
1. Sestanki potekajo zgolj zaradi navad in reda, brez prave potrebe. Tovrstni sestanki so največji tatovi časa, zatočišče pred delom in neracionalna raba človeških resursov. Velikokrat nimajo ciljev, razprave potekajo ohlapno, dnevni red je "prilagodljiv". Največja past tovrstnih sestankov je točka "razno", pri kateri se na t.i. "rednih sestankih" porabi največ časa, pri tem pa gre za razpravo brez vnaprejšnje priprave na temo, s čimer so sklepi, če pride do njih, vsebinsko vprašljivi.
2. Na sestanku je preveč udeležencev ali pa so na sestanku prisotni tudi tisti, ki s temo niso neposredno povezani. Praksa kaže, da je optimalno število udeležencev na sestanku med 6 in 8 oseb. Tako ima vsak udeleženec možnost da aktivno so-prispeva v razpravi. Razmislite: če na sestanku povabljeni niso prišli do besede ali prevzeli zadolžitve, kje je smisel njihove udeležbe? Za obveščanja imamo hitrejše in cenejše komunikacijske poti. Izračunajte sami: vsak udeleženec naj bi govoril vsaj 5 minut na svojo temo in imel možnost vsaj 2 minutne reprize. Kaj to pomeni, če je na sestanku 10 osebe?
3. Sestanek poteka brez strukture. Če vabilo na sestanek ni poslano vsaj 3 do 5 delovnih dni v naprej z jasno izraženim dnevnim redom, zadolžitvami in cilji srečanja, se udeleženci nanj ne morejo kakovostni pripraviti. Razprava zato poteka brez procesno-strokovnih razmislekov in statističnih podlag.
Če je že sestanek vnaprej časovno omejen, pa velikokrat posamezne točke dnevnega reda niso. Zato se razprave zavlečejo, sestanki trajajo dlje, kot predvideno ali pa določene točke dnevnega reda ostanejo neobdelane - in tu je razlog za nov sestanek.
Kadar v podjetjih ni dogovorjenih pravil vedenja, ki bi omogočala konstruktivno, v rešitve usmerjeno razpravo, lahko na sestankih prihaja do prekinjanja razprav, skakanja v besedo, dominiranja posameznikov, očitkov ali celo do sporov in osebnih obračunavanj. Čas se izgublja s čakanjem na zamudnike, tudi kadar za to ni objektivnih razlogov. Če so na sestanku dovoljeni mobilni telefoni in računalniki, udeleženci med razpravo odgovarjajo na elektorska sporočila ali celo zapuščajo sestanek, da bi prevzeli "nujni" telefonski klic.
4. Sestanek brez "follow up-a". Prevečkrat se sestanek zaključi brez sklepov ali pa sklepi niso definirani kot aktivnosti z nosilci in časovnimi roki izvedbe. Zapisnika ni ali pa je zapisan kot povzetek razprave, sklepi pa so nejasno izraženi, kot npr.; treba je, bomo, ipd. Izvajanja sklepov sklicatelj sestanka ne preverja ali pa dopušča posameznikom podaljševanje rokov ali ponovno sklicevanje sestankov za dodatne razjasnitve. Tovrstna dejanja oz. opuščanja le teh vodijo v razvodenele sestanke, ki jih sčasoma udeleženci jemljejo čedalje manj resno, to pa poganja spiralo novega zmanjšanja učinkovitosti časa, ki ga namenimo sestankom.
5. Pre-nasičenost s sestanki. Mnogo sestankov je predolgih, da bi udeleženci ohranjali zbranosti in aktivno participirali. Izogibajte se sestankov, daljših kot 45 minut; če je tem več, jih razbijete na več sestankov z manj udeleženci. Ponekod je sestankov enostavno preveč; zaposleni tekajo od enega do drugega, brez časa za počitek, razmislek in pripravo na naslednji sestanek. Posledično prihaja do premalo strokovnih razprav, zamud pri izvajanju sklepov, izogibanja sestankom ali izražanju mnenj in pobud, saj le-te povzročijo nove sestanke in nove zadolžitve.
Nasveti za učinkovitejše sestanke:
- Omejite čas sestanka na največ 30 minut.
- Začnite sestanek ob nenavadni uri (npr. 10.20) in končajte 5 minut prej.
- Izvedite sestanek stoje in brez mobilnih telefonov; raziskave kažejo, da to zmanjša čas sestanka za vsaj 25%.
- Preprečite dominiranje posameznikov in aktivno vključite vse udeležence v razpravo.
- Povabite le tiste, ki jih nujno potrebujete za doseganje namena sestanka. Pošljite dnevni red in gradiva (z vprašanji za vabljene) vsaj 3-5 dni pred sestankom. Zapisnik naj sledi v 24 urah.